WabaDO для МоегоСклада: инструкция

Что делает приложение

В Магазине приложений МоегоСклада приложение называется «Сообщения клиентам».
Оно собирает переписку из WhatsApp*, Telegram, MAX, ботов Telegram и MAX, сообществ ВКонтакте и чата на вашем сайте в окне «Чаты» МоегоСклада и в карточках контрагента и заказа.
Контрагент находится сам по номеру телефона, а если его нет — создаётся.
Новые диалоги можно раздавать сотрудникам по кругу или по порядку.
Есть каскады (если сообщение не дошло в одном мессенджере, оно уходит в следующий), рассылки по контрагентам или из Excel и автосообщения: заказ сменил статус — клиент получает сообщение.

Что нужно заранее

Отдельный аккаунт и токен WabaDO не нужны. Аккаунт WabaDO создаётся сам при установке приложения, а каналы вы подключаете прямо в приложении.

Понадобится:

1. Права администратора аккаунта МоегоСклада. Подключать и настраивать каналы, автосообщения и рассылки может только администратор. Сотрудники видят переписку и могут отвечать.
2. Телефон с мессенджером, который вы подключаете: на нём нужно будет отсканировать QR-код или ввести код.
3. Для некоторых каналов — ключи:
   • бот Telegram — токен бота от @BotFather (команда /newbot);
   • бот MAX — токен, который выдаётся при создании бота в MAX;
   • сообщество ВКонтакте — ключ сообщества: Управление сообществом → Работа с API → Создать ключ, с правом на сообщения;
   • личный аккаунт Telegram — api_id и api_hash с сайта my.telegram.org (как их получить, приложение подскажет при подключении).

Оплата — через МойСклад. Сколько каналов можно подключить, зависит от тарифа.

Установка и подключение

1. В МоёмСкладе откройте «Приложения», найдите «Сообщения клиентам» и установите.
2. Откройте приложение: «Приложения» → «Сообщения клиентам». Вверху вкладки: «Каналы», «Диалоги», «Автосообщения» (только для администратора), «Рассылки и шаблоны», «Настройки».
3. На вкладке «Каналы» есть блок «Быстрый старт» из четырёх шагов:
   1. Подключите номер — нажмите «Подключить канал», выберите мессенджер и введите название канала (его видите только вы). Для ботов и Telegram заполните ключи. Нажмите «Создать».
   2. Войдите в мессенджер — откроется окно подключения:
      • WhatsApp: откройте мессенджер на телефоне, «Настройки» → «Связанные устройства» → «Привязать устройство», и наведите камеру на QR-код. Код обновляется сам.
      • Вход по номеру: введите номер, нажмите «Получить код» и введите код на телефоне в разделе связанных устройств или код из приложения в поле «Код из приложения», затем «Подтвердить». Если включена двухэтапная проверка, приложение попросит пароль.
      • Бот: после ввода токена канал подключится сам за несколько секунд.
   3. Включите канал — переключатель «Включён» в строке канала. Новый канал включён сразу.
   4. Проверьте — напишите на номер канала с другого телефона. Сообщение появится в окне «Чаты» МоегоСклада и на вкладке «Диалоги».
4. Когда всё сделано, вместо быстрого старта появится строка «✓ Всё работает: сообщения клиентов приходят в окно «Чаты» МоегоСклада».

Если окно подключения закрыли, а вход не завершён, в строке канала есть кнопка «Подключить».

Чат на сайте (виджет)

Окно чата на вашем сайте: посетитель пишет прямо со страницы, а сообщение приходит в «Чаты» МоегоСклада, как от любого клиента. Входить в мессенджер и заводить что-то в кабинете WabaDO не нужно — канал создаётся прямо в приложении.

1. «Подключить канал» → «Чат на вашем сайте», название, «Создать».
2. Приложение покажет код. Нажмите «Скопировать» и вставьте код на каждую страницу сайта перед закрывающим тегом </body>. Если сайт ведёт другой человек, передайте код ему.
3. Откройте свой сайт и напишите в окно чата. Сообщение появится в «Чатах» и на вкладке «Диалоги». В строке канала будет «Работает на сайте».

Код можно открыть снова: раскройте канал и нажмите «Код для сайта».

Как работает чат на сайте:

• Посетитель пишет первым. Написать ему первым, запустить каскад, рассылку или автосообщение через чат на сайте нельзя.
• Ответ доходит, пока посетитель на сайте. Сообщение ждёт его до 30 минут. Если он ушёл, у сообщения будет «Не отправлено» с причиной «Посетитель ушёл с сайта, сообщение не доставлено».
• Посетитель без телефона. Телефон или имя, которые посетитель ввёл сам, приложение не проверяет и с контрагентами не связывает: иначе любой посетитель мог бы попасть в переписку настоящего клиента с этим номером. Каждый посетитель — отдельный диалог. Привязать контрагента можно вручную кнопкой «Привязать контрагента».
• Распределение по сотрудникам работает так же, как у других каналов.
• Уведомления. У чата на сайте нет выбора личных и групповых чатов.

Каналы

Каналы показаны строками: значок, название, тип и номер, состояние, переключатель «Включён» и кнопка «Настроить». Над списком — ваш тариф и сколько каналов из скольких занято. Нажмите на строку или «Настроить» — раскроются части: «Уведомления», «Распределение», «Цифры», «Управление каналом».

Уведомления: что канал присылает в МойСклад

Каждый переключатель сохраняется сразу. Если появилась надпись «Применится в течение нескольких минут» — это нормально.

• Входящие от клиентов — сообщения, которые пишут вам клиенты.
• Отправленные с телефона — ваши ответы клиентам прямо из мессенджера в телефоне.
• Отправленные другими программами — например, рассылки и каскады, отправленные через сервис.
• Личные чаты и Групповые чаты (есть не у всех мессенджеров). Каждая группа — отдельный диалог с её названием, в сообщениях имя автора. Каскады и рассылки в группы не отправляются.

Цифры

Сколько сообщений обработано с подключения канала: входящих, отправлено из CRM, с телефона, другими программами, файлов, не доставлено, пропущено. Под каждым числом — сегодня, за 7 и за 30 дней.

Управление каналом

• «Перезапустить» — если канал завис.
• «Выйти из мессенджера» — канал останется, но работать не будет, пока не подключите снова.
• «Заменить ключи» — для личного Telegram.
• «Удалить канал» — отменить нельзя, история переписки останется.

Состояния канала

«Нет связи с WabaDO»

Если связь с WabaDO пропала, вверху появится красный блок: «Нет связи с WabaDO с … Сообщения не приходят в МойСклад и не отправляются. Мы уже чиним и проверяем связь каждые 10 минут». У каналов будет «Нет связи с WabaDO».

Делать ничего не нужно — связь восстанавливаем мы. Если не наладится за час, напишите в поддержку (ссылка прямо в блоке).

Каналов больше, чем разрешает тариф

Если вы перешли на тариф с меньшим числом каналов, появится блок «Каналов больше, чем разрешает тариф». Отметьте, какие каналы оставить, и нажмите «Сохранить выбор». Лишние каналы принимают сообщения, но отправлять с них нельзя. Через 72 часа они удаляются.

Переписка в МоёмСкладе

Переписка видна в трёх местах:

• окно «Чаты» МоегоСклада — все диалоги;
• вкладка «Диалоги» в приложении — то же самое;
• карточки контрагента и заказа покупателя — переписка с этим клиентом.

Что можно делать в диалоге:

• Отвечать. Выберите канал, напишите текст и отправьте. Один клиент — одна переписка, даже если он пишет с разных каналов.
• Файлы. «Прикрепить файл». Галочка «Сохранить копию отправленного файла» — копия останется в МоёмСкладе. Файл от клиента можно сохранить кнопкой «Сохранить в МойСклад»: из карточки контрагента — в контрагента, из заказа — в заказ.
• Новый диалог. Кнопка «Новый диалог»: введите телефон или @имя в Telegram и нажмите «Создать».
• Ответственный. «Назначить» — выбрать сотрудника.
• Контрагент. «Привязать контрагента» — найти по имени или телефону или «Создать нового». Если номера нет в МоёмСкладе, контрагент создаётся сам (это можно выключить в «Настройках»).
• Каскад. Кнопка «Каскад» — выбрать шаблон и «Запустить каскад».
• Поиск и фильтр по имени, телефону и каналу.

У сообщений видны отметки: Отправляется, Отправлено, Доставлено, Прочитано, Не отправлено, «Неизвестно: могло уйти».

Отметки в переписке:

• «WabaDO: сообщение не загрузилось, смотрите в телефоне» — конкретное сообщение клиента не дошло до МоегоСклада. Текст есть только в мессенджере на телефоне. Служебные отметки начинаются со слов «WabaDO:», клиенту они не уходят.
• «WabaDO: чат заблокирован, сообщения клиенту могут не доходить» — клиент заблокировал чат или мессенджер ограничил его.
• «Срок хранения файла истёк, смотрите в телефоне» — файл уже недоступен, откройте его в телефоне. У ботов и сообществ ВКонтакте вместо этого «Попросите клиента прислать его снова».
• «Сообщение этого типа показывается только в телефоне».

Канал был без связи. Короткие переподключения (до 5 минут) нигде не показываются: в это время ничего не теряется. Если канал был без связи дольше, в строке канала на вкладке «Каналы» появится «Сообщения могли потеряться: … – … Проверьте телефон». В диалоги эта отметка не пишется. Сверьте переписку за этот период с телефоном.

Имя клиента берётся из мессенджера: имя диалога (как собеседник записан у владельца номера) или имя из профиля. Если имени нет — номер телефона или @username. Имя появится и у диалога, который сотрудник начал со своего телефона, как только мессенджер его пришлёт.

Группы. Если включены групповые чаты, каждая группа — отдельный диалог с пометкой «Групповой чат». MAX пока не присылает название группы, поэтому такой диалог называется «Групповой чат …0130» — по последним цифрам номера группы.

Несколько фото одним сообщением (альбом) приходят отдельными сообщениями, по файлу в каждом.

«Избранное» MAX (сообщения самому себе) в МойСклад не переносится: это не переписка с клиентом.

Чат на сайте — см. «Чат на сайте (виджет)» выше.

Распределение диалогов

Часть «Распределение» в настройках канала решает, кому из сотрудников достаётся новый диалог в окне «Чаты».

1. Включите «Распределять новые диалоги».
2. В «Как распределять» выберите:
   • По кругу — каждый новый диалог получает следующий в списке, после последнего снова первый.
   • По порядку — всегда первый доступный. Остальные — запасные, если первого нет или он в архиве.
3. В «Добавить сотрудника» выберите сотрудника и нажмите «Добавить». Порядок — стрелками ↑ ↓, убрать — ✕.
4. Нажмите «Сохранить распределение».

Один сотрудник несколько раз. Сотрудника можно добавить в список несколько раз — по кругу он получит больше диалогов. Счётчики «сегодня» и «всего» считаются на сотрудника, а не на строку.

Кто получит следующий. У него метка «→ следующий». Под настройками: «Следующий новый диалог получит: …» и «Последнее назначение: …».

Повторные сообщения клиента идут тому же сотруднику. Сотрудник, удалённый из МоегоСклада или в архиве, помечается «Нет в МоёмСкладе или в архиве — пропускается». Если распределение выключено, новые диалоги приходят без ответственного.

Менять распределение может только администратор.

Рассылки и шаблоны

На вкладке «Рассылки и шаблоны» сверху «Шаблоны», ниже «Рассылки» и их история.

Шаблон каскада

Каскад пишет клиенту по очереди в несколько мессенджеров, пока сообщение не дойдёт. Шаблон — готовая цепочка для рассылок, автосообщений и кнопки «Каскад» в чате.

1. Нажмите «Новый шаблон».
2. Введите название.
3. Шаг 1: выберите канал и напишите текст. Подстановка: {{имя}}.
4. «Добавить шаг» — запасной канал (до 5 шагов). Текст следующего шага можно оставить пустым — возьмётся текст первого.
5. Нажмите «Сохранить».

«Ждать подтверждение, минут» — когда переходить к следующему каналу:

• 0 — следующий канал сработает, только если отправка не удалась: номера нет в мессенджере или канал недоступен.
• Больше 0 — ещё и если за это время нет подтверждения доставки.

WhatsApp подтверждает доставку, Telegram — только прочтение, MAX не подтверждает ничего. Поэтому с ожиданием больше 0 человек может получить сообщение дважды. У последнего шага этого поля нет.

В каскадах участвуют только каналы, которые могут писать первыми по номеру: WhatsApp, Telegram, MAX.

У шаблона справа кнопки «Разослать», «Изменить», «Удалить».

Рассылка по шагам

Нажмите «Новая рассылка» или «Разослать» у шаблона.

1. Название и получатели. Введите название. Затем выберите один из двух вариантов:
   • Файл .xlsx или .csv — до 5 МБ и 20 000 строк. В одном столбце телефон, в других — то, что подставить в текст. «Скачать пример» — образец файла. Выберите файл, и приложение перейдёт к следующему шагу.
   • Контрагенты МоегоСклада — укажите группу контрагентов (например, «опт») и, если нужно, поиск. Нажмите «Выбрать контрагентов».
2. Что в каком столбце (только для файла). Над каждым столбцом выберите «не загружать», «Телефон» или «В текст» и как его назвать. «В текст» — значение можно вставить в сообщение под этим названием. Галочка «Первая строка — заголовки». Нажмите «Дальше».
3. Текст и канал.
   • Вверху итог: получателей, неверных номеров, повторов. «Изменить столбцы» — вернуться к шагу 2.
   • Напишите текст. Кнопки «Вставить из файла» вставят столбцы.
   • «С одного канала» — выберите канал. «По каскаду» — выберите шаблон или соберите свой каскад.
   • «Пауза от / до, секунд» — сколько ждать между получателями (по умолчанию 30–90).
   • «Отправлять с / до, час» — по времени вашего аккаунта (часовой пояс задаётся на вкладке «Настройки»). По умолчанию подставляются часы из «Настроек». Если «с» и «до» одинаковые — рассылка идёт круглые сутки. Вне этих часов рассылка ждёт и продолжится сама.
   • Прочитайте предупреждение о риске блокировки и отметьте согласие.
   • Нажмите «Проверить перед запуском».
4. Проверка и запуск. Проверьте название, число получателей, канал, паузу, часы и текст. Нажмите «Запустить рассылку». «Изменить» — вернуться назад.

Важно. Мессенджеры блокируют номера за массовые сообщения и жалобы. Пишите только тем, кто согласился, и не ставьте короткие паузы.

Ход и отчёт

Нажмите на рассылку в списке, чтобы раскрыть итоги: всего и по состояниям (Доставлено, Отправлено, Не удалось, Неизвестно, В очереди, Ждём подтверждение).

• «Пауза», «Продолжить», «Отмена». При отмене ещё не отправленным сообщения не уйдут, а уже запущенные каскады завершатся сами.
• «Отчёт» — таблица: получатель, итог, шаг, причина. «Скачать отчёт» — тот же отчёт файлом.
• Брошенный черновик можно «Продолжить» или «Удалить». Через сутки его уберёт система.

«Неизвестно» значит: сообщение могло уйти, но подтверждения нет. Если закончились деньги или мессенджер ограничил канал, рассылка встанет на паузу. Устраните причину и нажмите «Продолжить».

Текст и данные из колонок удаляются после завершения рассылки. Сообщения, которые уже ушли клиентам, остаются в их переписке.

Автосообщения

Документ сменил статус — контрагент получает сообщение. Например: заказ перешёл в статус «Собран» — клиент получает «Ваш заказ №… собран, сумма …».

В МоёмСкладе ничего настраивать не нужно. Приложение само подписывается на изменения документов. Вкладку «Автосообщения» видит только администратор.

Создать автосообщение

Нажмите «Новое автосообщение».

1. Название — видно только вам, например «Заказ собран».
2. Документ: заказ покупателя, отгрузка, счёт покупателю, входящий платёж или возврат покупателя.
3. Когда отправлять:
   • «Статус стал «…»» — только при переходе в нужный статус;
   • «Статус изменился (любой)» — при любой смене статуса;
   • «Любое изменение документа».
4. «Не чаще одного сообщения по одному документу за, секунд» — по умолчанию 60. Если документ правят несколько раз подряд, клиент получит одно сообщение. 0 — без ограничения.
5. Кому писать: «Контрагент документа» (первый телефон из карточки контрагента, если пусто — телефон контактного лица) или «Контактное лицо контрагента» (наоборот).
6. Что ещё взять из МоегоСклада для текста: отметьте связанные данные — ответственного сотрудника, ваше юрлицо, договор, проект, склад, канал продаж, заказ, отгрузку, позиции. Их поля появятся в списке полей. Контрагент включён всегда.
7. Текст сообщения. Нажмите «+ Вставить поле» (или наберите {{ в тексте). Откроется список полей по группам с поиском. Нажмите на поле — оно встанет туда, где курсор. Готовый перечень товаров вида «Название — кол-во × цена» — поле «Список» в группе «Позиции (товары и услуги)»; эту группу сначала отметьте на шаге 6. Под текстом вставленные поля подсвечены.
8. Через что отправить: канал (WhatsApp, Telegram, MAX) или каскад по шаблону.
9. Предпросмотр (справа). Укажите номер документа, например «00012» из заголовка «Заказ покупателя 00012», и нажмите стрелку. Пусто — пример с выдуманными значениями. Вы увидите, кому, каким каналом, статус и готовый текст. Пустые поля подсвечены.
10. Пробное. Введите свой номер в «Отправить пробное на свой номер» и нажмите «Отправить».
11. Нажмите «Сохранить». Появится «✓ Сохранено. Приложение само следит за статусами документов в МоёмСкладе — больше ничего делать не нужно».

Одна смена статуса — одно сообщение: повтор того же события второй раз не отправляется.

Запасной путь: «Сценарии» МоегоСклада

Обычно не нужен. Пригодится, если вы хотите запускать автосообщение из своего сценария МоегоСклада.

1. Под сохранённым автосообщением раскройте «Запасной путь: адрес для «Сценариев» МоегоСклада».
2. Нажмите «Скопировать».
3. В «Сценариях» МоегоСклада выберите действие «Отправить вебхук» (так называется отправка данных по адресу) и вставьте адрес.

Документ должен быть того типа, что выбран в автосообщении. Условие по статусу проверяется и здесь. Добавьте условие в сценарий, чтобы он не срабатывал на каждую правку.

Список и журнал

В списке у каждого автосообщения: название, документ и условие, канал, переключатель «Включено» и последняя сработка. Нажмите на строку — увидите, сколько отправлено, текст и «Журнал отправок»: время, документ, телефон (частично скрыт), итог. Показаны 20 последних. Период «с … по …» и «Показать» — поиск старых, «Ещё 20» — следующие.

Итоги в журнале: Отправлено, «Неизвестно, могло уйти», Не отправлено, «Нет телефона у контрагента», «Канал выключен», «Пропущено: другой статус», Пропущено, «Документ не найден», «МойСклад не ответил», «Нет связи с WabaDO».

Настройки

Вкладка «Настройки» (менять может администратор):

• Часовой пояс аккаунта — по нему считаются часы рассылок и цифры каналов «за сегодня».
• Часы рассылок по умолчанию: с / до — подставляются в каждую новую рассылку, в мастере их можно поменять.
• Создавать контрагента, если номера нет в МоёмСкладе.

Поддержка

Блок «Для поддержки» внизу экрана: аккаунт МоегоСклада, номер установки, версия приложения, аккаунт WabaDO. Раскройте его, нажмите «Скопировать» и пришлите в поддержку. Токенов и ключей там нет.

Чат поддержки — на главном экране приложения. Вверху справа — ссылка «Поддержка».

Частые вопросы

Клиент написал, а сообщения нет в «Чатах».
Проверьте на вкладке «Каналы»: канал «Работает» или «Подключён», включён, в «Уведомлениях» включены «Входящие от клиентов». Если в переписке отметка «Сообщение не загрузилось, смотрите в телефоне», текст есть только в мессенджере.

Сообщение клиенту не ушло.
У сообщения будет «Не отправлено» с причиной. Частые причины: канал вышел из мессенджера («Нет подключения»), мессенджер ограничил номер, канал отключён по лимиту тарифа.

Клиент получил сообщение дважды.
Если в каскаде «Ждать подтверждение, минут» больше 0, а мессенджер не подтвердил доставку (MAX не подтверждает, Telegram подтверждает только прочтение), сообщение уйдёт и в следующий канал. Поставьте 0. Для автосообщений с «Любое изменение документа» проверьте, что ограничение частоты не 0.

Написано «Нет связи с WabaDO».
Делать ничего не нужно, мы уже чиним. Если не наладится за час — напишите в поддержку.

Подписка приостановлена.
Появится надпись «Подписка приостановлена: отправка закрыта». Переписка видна, но отправлять нельзя. Оплатите приложение в МоёмСкладе («Приложения» → «Сообщения клиентам»), иначе через 7 дней каналы будут удалены.

Как удалить приложение?
Удалите его в МоёмСкладе в разделе «Приложения». Каналы и аккаунт WabaDO удаляются сразу, списаний за них больше не будет.

Что будет с данными после удаления?
Всё стирается сразу: переписка в приложении, сохранённые копии файлов, шаблоны, автосообщения, рассылки, настройки и журналы. Файлы, которые вы сохранили в карточки МоегоСклада кнопкой «Сохранить в МойСклад», остаются в МоёмСкладе. Если поставите приложение снова, начнёте с чистого листа: каналы нужно будет подключить заново.

* WhatsApp принадлежит Meta Platforms Inc., которая признана экстремистской организацией и запрещена в России.